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                          巧用畫像思維提升公文審核服務
                          發布時間:2020/11/6 11:20:44  信息來源: (海茵公司 封雁萍)  瀏覽次數:9604

                          “借鑒用戶畫像思維,結合OA平臺的數據分析對具體部門公文情況進行畫像,針對性地提出解決辦法,公文審核效率明顯提高了!蔽遗d奮地向部門領導匯報。

                          作為海茵公司行秘崗員工,在日常收發文、公司網站和內刊中,我深深感受到軌道地產公司對數字信息化建設的高度重視,在OA、HR系統運行良好后,2020年軌道薈運營系統開通了在線開盤支付、在線物業繳費等功能,極大地提升了軌道地產公司的市場競爭力。這讓我深受鼓舞,同時也在思索怎樣運用平臺的賦能提升崗位的工作效率,做好公文審核服務。

                          猶記得我2019年畢業不久就入職到海茵公司從事行秘崗工作,由于國企房開公司公文專業性較強,而自己經驗不足,每當OA3個以上審批流程就會緊張,甚至連晚上做夢都是在審核公文。這個痛點讓我寢食難安,通過帶著問題不斷進行學習,我突然發現,也許用戶畫像這個思維模式可以幫助解決眼前的難題。用戶畫像是勾畫目標用戶、聯系用戶訴求與設計方向的有效工具,在大數據時代背景下,將用戶的每個具體信息抽象成標簽,利用這些標簽將用戶形象具體化,從而為用戶提供有針對性的服務。我大膽借鑒用戶畫像的思維模式,對發文最多的某部門OA上的相關數據進行了整理、統計和分析,歸納出三個標簽:一是發文對象多,其中:政府機關及行政主管部門約占11.2%,上級主管單位約占38.4%,協作單位約占30.4%,客戶約占20%;二是年代久遠及復雜性業務公文多,占該部門發文總數的32%;三是公文修改處多,平均每份公文修改點為5-6個,其中:行文格式問題約占問題總數的47%,邏輯條理問題約占問題總數的34%,數字表述問題約占問題總數的13%,單位名稱問題約占問題總數的6%。

                          經過深思熟慮,我向部門領導匯報并建議采取以下方法:一是將不同的發文對象按政府機關、行政主管部門、上級主管單位以及協作單位等進行分類,根據不同的發文對象整理出相對應的文體、格式、常用語句等,形成模板,作為業務部門的擬稿參考;二是通過培訓、書籍、網絡、工作實踐等多方面積累專業知識,對于年代久遠或者復雜的發文,通過查檔和詢問當事人等方法,客觀還原事情發生經過,充分了解擬文意圖,確保中心思想不變的前提下,對發文內容進行完善;三是整理歸納擬稿人的行文習慣,根據不同擬稿人的特點進行針對性的擬文指導等。

                          經過與該部門半年的溝通交流,效果開始顯現,2020年該部門每篇發文修改點由5-6個減少到2-3個,同比減少約50%,核稿時間同比減少約40%,跨部門協作溝通更順暢了。

                          軌道地產公司的強大的數字信息化平臺既提升了我的視野,讓我感受到新時代背景下數字信息化領域的豐富內涵,又讓我更新了觀念,體驗到信息技術支持下的業務創新成果。這些都培養了我的數據意識和理論素養,還讓我充分了解到自身的優勢和不足。

                          千里之行,始于足下。我將立足于自己本職崗位,繼續加強對公司業務和數字信息化管理的學習,認真實踐以用戶為中心的服務精神,扎扎實實地做好公文審核工作。

                                                   

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